Produktivität

Warum ich Meetings abschaffte und wie ich trotzdem erfolgreich Projekte vorantreibe

A ls Unternehmer gehören Meetings und Besprechungen leider zum notwendigen Übel. Ich habe eine Aversion gegen Meetings entwickelt. Früher, als Abteilungsleiter beim ehemaligen Arbeitgeber, jagte ein Meeting das nächste. Ich sass mehr als die Hälfte meiner Arbeitszeit in Besprechungen. Und sie waren höchst ineffizient, weil über jedes kleinste Detail diskutiert wurde. Und natürlich vorwiegend über Themen, die im Meeting nichts zu suchen haben.

Also Zeitverschwendung ohne nennenswerte Ergebnisse. Zu diesem Schluss kommt auch Tim Ferriss in seinem Buch Die 4-Stunden-Woche.

Ich habe Meetings abgeschafft.

In diesem Artikel erfährst du warum Meetings abgeschafft gehören und wie ich ohne zeitraubende Meetings trotzdem die Projekte vorantreibe. Ich gebe dir meine Erfahrungen als Abteilungsleiter weiter, wie du ergebnisorientiert Besprechungen führst. Am Ende des Artikels findest du Vorlagen und weitere Tipps und Tricks. Hier der Artikel in der Übersicht:

Ich habe Meetings abgeschafft!

Ich fühle mich gut ohne Meetings. Ich bin dennoch informiert, weil die digitalen Werkzeuge es mir erlauben, unkompliziert und – besonders wichtig – ohne zu reisen (und Übernachtung) die Informationen als Entscheidungsgrundlage schneller einsammeln kann.

meeting zu zweit

Besprechungen zu zweit sind sind zielführender und kann bleibt fokussiert beim Thema (Bild: pixabay.com).

Ich profitiere jetzt als Unternehmer von meiner jahrelangen Erfahrung als Abteilungsleiter was Meetingkultur (oder Unkultur) anbelangt. Ich weiss mittlerweile (und praktiziere es auch) auf was es ankommt und ich mit wenig Zeitaufwand das bestmögliche raushole. Denn Zeit ist das Kostbarste was wir Unternehmer haben.

Ohne Besprechungen geht es bei mir auch nicht. Diese finden meist zwischen mir und einer anderen Person statt, was schnell zu Ergebnissen führt. Umso mehr Teilnehmer, desto länger geht die Besprechung (oder Meeting). Dieses Gespräch zu zweit ist einfacher kontrollierbar: Ich kann ein abschweifendes Thema wieder zum Kern zurücklenken oder wenn nötig abbrechen. Diese Besprechungen sind Skype- oder Telefongespräche.

Vor der Besprechung

Was ist vor dem Meeting zu tun? Die Vorbereitung auf eine Besprechung ist besonders wichtig. Wer unvorbereitet einen Kooperationspartner anruft, um ein wichtiges Thema zu besprechen, hinterlässt einen unprofessionellen Eindruck. Die Vorbereitung verhindert das Um-den-heissen-Brei-sprechen und keine klaren Ziele zu verfolgen. Darum mach dir vor dem Meeting Gedanken zu folgenden Punkten:

  • Warum will ich ein Meeting?
  • Welche Themen will ich besprechen?
  • Welche offene Fragen müssen geklärt werden?
  • Was will ich erreichen?

Schreibe die Fragen auf, die du an die andere Partei hast. Schreibe auf, was du klären möchtest und was dir besonders wichtig ist.

Telefon- oder Skype-/Telefon-Besprechung planen

Jetzt, wo du weisst, warum und was du besprechen willst, ist der nächste Schritt einen Besprechungstermin zu finden. Gewöhne es dir an, als Unternehmer Entscheidungen zu treffen.

Überlasse Entscheidungen nicht anderen.

Darum warte nicht auf die Terminvorschläge der anderen Partei:

  • Schlage 2-3 Termine mit Zeitintervall (von bis) vor

Dies beschleunigt die Terminfindung ungemein.

Agenda vor der Besprechung schicken

Eine Agenda, also die zu besprechenden Punkte und Fragen, gehört zu einer professionellen Vorbereitung. Damit können sich beide Gesprächspartner auf die Besprechung vorbereiten und gegebenenfalls fehlende Informationen organisieren.

  1. Fasse kurz die Themen und offenen Fragen in Stichpunkten zusammen
  2. Schicke die Agenda 3-5 Tage vor der Besprechung der anderen Partei

Die andere Partei darf die Agenda gerne ergänzen oder ändern. Sie muss für beide Gesprächspartner stimmen.

Eine Vorlage der Agenda habe ich dir zum Download bereitgestellt:  Zu den Vorlagen

 

Auf Meeting vorbereiten

Die Vorbereitung ist die halbe Miete. Wenn du vorbereitest in die Besprechung gehst, kann dich nicht so schnell etwas aus der Fassung bringen. Du verfolgst ein klares Ziel, welches du am Anfang definiert hast. Vorbereitung bringt dir Sicherheit.

  • Führ dir nochmals vor Augen, was deine Ziele sind
  • Was willst du mit der Besprechung erreichen?
  • Was könnten mögliche Antworten auf deine Forderungen sein

Spiele in Gedanken die Besprechung durch und überlege dir mögliche Szenarien.

  • Was mach ich, wenn die andere Partei meinen Vorschlag ablehnt?
  • Was mach ich, wenn die Besprechung in eine völlig andere Richtung läuft?
  • Mit welchem Satz kann ich das Meeting wieder auf der eigentliche Thema lenken?

Schreibe dir mögliche Antworten auf.

Während der Besprechung

Die Besprechung hat endlich angefangen. Nach anfänglichem Business Smalltalk wird die Besprechung konkret, vielleicht auch etwas anstrengend. Aber du hast dich gut darauf vorbereitet. Du weisst, was du erreichen willst und welche Fragen du hast.

Während dem Gespräch…

  • Mache dir Notizen
  • Mache nichts anderes nebenher: Fokussiere dich auf das Gespräch
  • Nicht zu offenherzig sein: wahre eine professionelle Distanz bei den ersten Gesprächen
  • Sei freundlich aber bestimmt

Die erste Besprechung wird eine Herausforderung. Du wirst sehen, nach 4-5 Meetings wirst auch du ein Profi darin. Umso mehr Erfahrung du damit sammelst, desto weniger Vorbereitung brauchst du. Dir gehen dann die Besprechungen einfacher von der Hand. Behalte aber immer im Hinterkopf: Bereite dich immer auf das Gespräch vor.

Nach der Besprechung

Geschafft! Die Besprechung ist vorüber und du hast einiges an Zeit eingespart. Keine Sorge, beim nächsten Mal geht die Vorbereitung schneller und du wirst Routine entwickeln.

Jetzt heisst es das Besprochene kurz in einer Email zusammenzufassen. Du kannst auch ein Besprechungsprotokoll verfassen und deinem Gesprächspartner zuschicken.

Eine Email-Vorlage für die Zusammenfassung findest du hier:  Zu den Vorlagen

 

Die Zusammenfassung (oder Protokoll) bewirkt drei Sachen:

  1. Sie ist deine Gedankenstütze für später: Du kannst jederzeit nachlesen, was die Beschlüsse, Aufgabenverteilung und Erkenntnisse waren
  2. Du sicherst dich damit ab: Falls dein Partner ein Jahr später meint, er hätte dies nicht gesagt, dann kannst du auf das Protokoll verweisen.
  3. Klare Verantwortungen: Wer macht was bis wann

Meine Erfahrungen zeigen, dass der dritte Punkt oft nicht ernst genommen wird und die Vereinbarungen im Sand verlaufen, weil sich niemand dafür verantwortlich fühlt. Schreibe in dein Protokoll rein (und bespreche dies im Gespräch), wer welche Aufgabe hat, was er zu tun hat und bis wann. Ich hebe das Wann hier nochmals hervor. Einigt euch auf ein genaues Datum wie 25.09.2017. ASAP oder „so schnell wie möglich“ ist keine Deadline!

ASAP ist keine Dealine

 

Versteh mich nicht falsch. Gegen ein Treffen habe ich nicht einzuwenden. Wenn ich den Partner noch nicht getroffen habe, lerne ich ihn persönlich kennen, bevor ich Telefonbesprechungen einberufe. Der persönliche Kontakt im Business darf dabei natürlich nicht leiden.

Umso mehr ich in die Unternehmerwelt abtauche, desto bewusster wird mir eines:

Ein gutes Netzwerk ist immer noch die beste Medizin

 

Vorlagen herunterladen: Zu den Vorlagen

 

Ich hoffe, ich habe dir einen kleinen Einblick in die Welt der Besprechungen und Meetings gegeben.

War denn etwas für dich dabei? Wie gehst du mit Meetings und Besprechungen um?

Ciao,
-Dominic

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  • Da es bei mir noch nie klassische Meetings gab (außer bei meinem kurzzeitigen Angestelltenverhältnis) hatte ich eigentlich gedacht, dass du wirklich die Meetings abgeschafft hast, also auch Phone- & Skype-Calls :-D

    Aber so wie du es beschrieben hast, sieht bei mir ein Meeting aus. Kurz und knackig und vor Allem: Effizient. Mein größtes Problem ist die Leute, die in so einem Konferenzalltag leben, zu überzeugen, dass die verdammt ineffizient arbeiten.

    Grüße
    Rathes

    • Lieber Rathes, Mit Meeting meine ich das physische Treffen von mehreren Leuten. Das habe ich abgeschafft. Abschaffung von Phonecalls ist dann der nächste Schritt :)
      Die Leute im Angestelltenverhältnis zu überzeugen, dass ihre Meetings ineffizient sind ist schwierig. Es ist für sie Arbeitszeit und so bringen sie wieder 2 Stunden rum. Wenn es dann aber um die eigene Zeit und Geld geht, sieht das ganz anders aus ;)

      • Das Problem ist, dass die meisten die investierte Zeit als gut empfinden, während ich mir denke, dass das komplett verschwendete Zeit war. Das gilt nicht nur für Angestellte, sondern auch Teams in Startups, für denen die Zeit eigentlich das Heiligste sein müsste.

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About Dominic

Dominic Franck ist Unternehmer und baut das Unternehmen Fairwindel auf. Er schreibt hier über seine Erfahrungen mit dem eigenen Unternehmen und die Vereinbarkeit mit der Familie. Um die finanzielle Unabhängigkeit zu erreichen, arbeitet Dominic an seiner finanziellen Bildung.